干货!教你轻松和学校邮件沟通,摆脱中介依赖

Mastermate官方 2020-05-31

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询问面试结果,申请状态,向学校自荐… 

 

我们申请中的每个过程都无可避免的要和学校进行邮件沟通,保证申请的顺利进行。

 

然而,MM发现很多同学在给学校写邮件的过程中遇到了难题,一不小心就会在格式,措辞和表达上踩雷。

 

考虑到英文邮件的撰写是同学们留学申请和今后求学生涯中不可或缺的必备技能,今天MM就给同学们好好说说邮件沟通那些事。

1. 格式里的那些事

 

一般来说,一封完整的英文邮件包括了标题,称谓,正文,结尾语和署名这五个部分,其中的每一个部分都有对应的格式。


在申请季,招生官每天都要处理成千上百封邮件,而完整的邮件格式是吸引招生官点开邮件的第一步。

 

在招生官的邮箱里,没有打开邮件内容之前,首先看到的就是邮件的标题。一般来说邮件的标题要简明扼要的概括邮件正文的中心思想,切忌标题中含糊不清,如果是非常紧急的询问,可以在标题前加上URGENT。

 

例如:URGENT:CANNOT ACCEPT OFFER

 

打开邮件之后,映入眼帘的就是称谓,在不确定收件人的title之前,MM建议大家一律用最常见的Dear Sir or Madam,Dear Admission Officer如果明确知道了收件人的姓名或者title,也可以用Dear+名字/title的格式,比如Dear David/ Prof. David

 

到了正文的部分,MM建议大家根据情景先在开头礼貌的写一句寒暄语,比如 Hope this emailfinds you well. Thanks for your email等。邮件的主体内容尽量避免大段的长句,复杂句。

 

一段内容如果已经超过了四句话,建议在合适的句子处另起一段。如果是自荐信,或者argue信这种内容较多的邮件,可以用小标题,或者英语中的副词分出几个段落,让邮件兼具沟通的有效性和格式的美观性。

 

到了结尾处,就需要得体的结束语礼貌的结束邮件。和申请院校的沟通,结尾语可以less formal,比如Sincerely, Regards, Withkindest regards,等等都很合适。

 

最后的落款可以简单的写上自己的姓名,也可以写上自己的电话等联系方式。

2. 表达沟通中的那些事

 

①减少多余的寒暄,邮件内容直奔主题

 

申请过程中给学校写邮件的首要目的还是沟通,在简单寒暄之后,MM建议大家直奔主题,询问自己想知道的问题,必要时可以把邮件中的重点内容黑体加粗,最大程度地提高沟通的效率。

 

②注意标明自己的个人基本信息

 

对于每天要处理上百封邮件的招生官来说,在邮件中清晰地表明发件人的身份信息,十分便利且有利于提高处理邮件的效率。

 

因此我们在发邮件时,一定要写明自己的姓名,申请号,和申请的项目。

 

如果是询问面试结果或者申请结果的邮件,也要写明自己是哪个时间面试的,面试是哪个组别,申请是什么时候递交的,这样招生官就可以根据我们的信息,准确地回答邮件问题。

3. 模板展示

 

最后,MM再给大家看一个询问申请结果的邮件沟通模板,给各位同学参考~

 

 

 

 

封面图:

Photo by DESIGNECOLOGIST on Unsplash

 

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